Falla 'experimento' de 10 mdd en TUSD

2013-07-11T00:00:00Z 2014-07-02T08:48:47Z Falla 'experimento' de 10 mdd en TUSDAlexis Huicochea La Estrella De Tucsón Arizona Daily Star

El Distrito Escolar Unificado de Tucsón (TUSD, por sus siglas en inglés) ha calificado la compra de un software de 10 millones de dólares como un "experimento fallido", y está listo para abandonar el sistema después de intentar sin éxito su implementación durante años.

Cuando se compró en el 2009, el software Lawson se promocionó como la solución para el sistema que se tenía en ese entonces en el Departamento de Recursos Humanos, Nóminas y Prestaciones, que tendía a presentar errores.

Sin embargo, la semana pasada la Mesa Directiva del TUSD fue informada de que ese software no era la mejor opción para el distrito escolar más grande de Tucsón.

Los directivos han propuesto retomar el software anterior, pero una versión actualizada que costaría 19.1 millones de dólares durante la próxima década.

PeopleSoft, el antiguo sistema que fue instalado en 1999, fue descrito anteriormente como inservible porque se había modificado demasiado y estaba desactualizado.

"Vi presentaciones que duraron horas sobre las maravillas de Lawson ... así que para mí es un poco frustrante", dijo la presidenta de la Mesa Directiva, Adelita Grijalva. "Fue una gran cantidad de dinero... Es frustrante que vayamos a volver a un sistema que la mayoría de la gente dijo que no le gustaba".

Cuando Lawson fue presentado a la Mesa Directiva se vendió como un sistema muy preciso, que le ahorraría dinero al Distrito.

Sin embargo, muchos errores que cometieron algunos antiguos dirigentes causaron que el software se ajustara mal al TUSD.

Algunos pasos claves que se deberían haber completado antes de adquirir el software nunca se llevaron a cabo, dijo el director financiero del TUSD, Yousef Awwad.

El paso más importante que se omitió fue una evaluación para determinar lo que el Distrito quería lograr con el software. Algo secundario a eso era la necesidad de mejorar las prácticas ineficientes.

También se cometieron errores cuando el Distrito intentó implementar el programa, específicamente el hecho de que se trató de implementar todo el sistema a la vez. Esto no funcionó debido a que había poco personal y se esperaba que realizara otras tareas diarias al mismo tiempo.

"No hubo un buen resultado", dijo Awwad, indicando que los empleados tenían exceso de trabajo y había un alto índice de rotación de personal.

El dinero que se invirtió en Lawson no se puede recuperar, pero el sistema se está utilizando en los departamentos de finanzas, compras y gestión de activos.

Si el Distrito hubiera decidido retomar la implementación de Lawson en los otros departamentos, igualmente habría costado 19.6 millones de dólares en los próximos 10 años por la licencia, mantenimiento y actualizaciones.

Al investigar el problema del software, el personal del TUSD encontró que se habían comprado muchas actualizaciones para PeopleSoft que nunca se utilizaron, probablemente porque los empleados no querían desviarse de lo rutinario, y no se presupuestó el costo asociado con la configuración de los módulos, dijo John Pedicone, ex superintendente.

Algunos de esos módulos se están utilizando actualmente y están ayudando a que el Distrito sea más eficiente.

La Mesa Directiva volverá a considerar la compra del programa para actualizar el software una vez que el nuevo superintendente H.T. Sánchez se haya familiarizado con el asunto.

Contacta a Alexis Huicochea al 573-4175 o en ahuicochea@azstarnet.com. En Twitter: @AlexisHuicochea. Encuentra más noticias sobre el TUSD en azstarnet.com/education

Calling the purchase of $10 million software a "failed experiment," the Tucson Unified School District is ready to dump the system after years of unsuccessfully trying to implement it.

When it was purchased in 2009, the Lawson software system was billed as the solution to the district's error-prone, paper-driven systems in human resources, payroll and benefits department. Last week, however, the TUSD Governing Board was told it is not the best option for Tucson's largest school district.

District officials now propose reverting to the software system that was in place before, but an upgraded version that will cost $19.1 million over the next decade.

The old system - PeopleSoft, which was installed in 1999 - was previously described as being unusable because it had been modified too much and was years behind in upgrades.

"I sat here through hours of presentations about the wonders of Lawson ... so for me it's a little frustrating," said Governing Board President Adelita Grijalva. "It was a significant amount of money. ... It's frustrating that we're going back to a system that most people said they didn't like."

When it was brought before the Governing Board, Lawson was touted as being more accurate, which would have saved the district money. However, numerous missteps by past leadership rendered the software a bad fit for TUSD.

Key steps that should have been conducted even before the software was purchased were skipped, said TUSD Chief Financial Officer Yousef Awwad.

The most important missed step was a needs assessment to determine what the district wants out of a software system. Secondary to that was streamlining inefficient business practices.

There were also mistakes made in the district's attempt to implement the program, most specifically taking the "big bang approach" of implementing the whole system at once, which did not work because of a thin staff that was also expected to perform daily duties at the same time.

"It did not yield good results," Awwad said, noting overworked employees and high turnover rates.

The money spent on Lawson cannot be recouped, but the system is being used in the finance, procurement and asset-management departments. Even if the district had decided to resume implementation of Lawson in the other departments, there would have been a cost associated with keeping it - $19.6 million over the next 10 years in terms of ownership, maintenance and upgrades.

The district's recently retired superintendent, John Pedicone, identified the situation as a "systems issue."

"This situation, as far as I'm concerned, is a classic example of the philosophy that when things go bad, a program of some kind will come in and solve it," Pedicone said. "Just as is the case with achievement, it takes hard work, rolling up your sleeves and having a system that approaches exactly what you're after.

"This is a great example of ... trying to make software do something that business practice couldn't do. It was a failed experiment."

Though Pedicone and much of his cabinet were not in office when the software was selected, he hoped his work over the last 2 1/2 years has established the importance of addressing problems by first identifying the root cause, fixing the system and then looking at programs and strategies.

"Unfortunately, exactly the frustration you've experienced is what the community has a legitimate right to feel about this," Pedicone said, addressing Grijalva's concerns.

He noted that the original software TUSD is going back to, PeopleSoft, is actually rated significantly higher than Lawson but said Lawson is an effective system nonetheless.

In investigating the software issue, TUSD's staff found many upgrades for PeopleSoft were purchased but never used, likely because employees did not want to veer from the status quo, and the cost associated with configuring the module wasn't budgeted for, Pedicone said.

Some of those modules are now being utilized and helping the district to become more efficient.

The purchase of the software upgrade will come back to the Governing Board for approval once TUSD's new Superintendent, H.T. Sanchez, has been given time to familiarize himself with the situation.

Contact reporter Alexis Huicochea at ahuicochea@azstarnet.com or 573-4175. On Twitter @AlexisHuicochea

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